KPL Vigilance for Good System
As per the Policy of Government of India for PSEs, a separate “Vigilance Department” headed by the Chief Vigilance Officer (CVO) has been set up in Kamarajar Port Limited (KPL).
The Vigilance Department in KPL functions not merely as an investigating agency for punitive action, but as a preventive and proactive agency that propagates the concept of “Vigilance for Organisational Growth”. The department emphasises transparent systems and procedures and strives to bring about qualitative improvement in the functioning of the Company.
The primary objective of the Vigilance Department is to enable officers to take decisions quickly, transparently, and effectively, ensuring maximum benefit to the Company in terms of quality, durability, and financial gains.
The major functions of the Vigilance Department include handling and investigation of complaints received from aggrieved unsuccessful contractors/vendors, individuals, the Ministry of Shipping, the Central Vigilance Commission (CVC), as well as complaints received from private individuals against employees.
In addition to investigations, the Vigilance Department undertakes proactive scrutiny of works contracts and major purchases to suggest improvements in systems and procedures.
The Vigilance Department in KPL advocates that officers and employees “Do not violate rules, guidelines, or procedures, remain transparent in regular functioning, and continuously innovate to achieve the Company’s Vision, Mission, and Objectives.”
The Chief Vigilance Officer advises the management to bring about proactive changes in systems and procedures based on investigations carried out, with the aim of achieving qualitative improvement in the Company’s functioning.
The CVO also acts as a vital link between the Company and the Ministry, CVC, CBI, and other Public Sector Enterprises on vigilance matters, including the sharing and implementation of qualitative initiatives.
The Vigilance Officers function under the direct control and overall guidance of the CVO and assist Department Heads and Officers in the interpretation of CVC and CTE organisation instructions, guidelines, and circulars.
The Vigilance Department also acts as a liaison with the CTE’s organisation in responding to observations and remarks made during intensive examination of works and purchase contracts, ensuring balanced and effective replies to CTE queries on contracts awarded by KPL, both directly and through consultants.
For the convenience of stakeholders, an Online Complaint Form has been designed to facilitate lodging of complaints. Complaints may be submitted either by email or by post.
Postal complaints should be sent in a sealed cover superscribed as: “Confidential – To be opened by the addressee only”.
भारत सरकार की सार्वजनिक क्षेत्र उपक्रमों (PSEs) से संबंधित नीति के अनुसार, कामराजार पोर्ट लिमिटेड (KPL) में मुख्य सतर्कता अधिकारी (CVO) के नेतृत्व में एक पृथक “सतर्कता विभाग” की स्थापना की गई है।
केपीएल का सतर्कता विभाग केवल दंडात्मक कार्रवाई हेतु एक जांच एजेंसी के रूप में कार्य नहीं करता, बल्कि यह एक निवारक एवं सक्रिय एजेंसी के रूप में कार्य करता है, जो “संगठनात्मक विकास हेतु सतर्कता” की अवधारणा को प्रोत्साहित करता है। यह विभाग पारदर्शी प्रणालियों एवं प्रक्रियाओं पर बल देता है तथा कंपनी के कार्यकलापों में गुणात्मक सुधार लाने का निरंतर प्रयास करता है।
सतर्कता विभाग का मुख्य उद्देश्य अधिकारियों को शीघ्र, पारदर्शी एवं प्रभावी निर्णय लेने में सक्षम बनाना है, जिससे गुणवत्ता, दीर्घायु तथा वित्तीय लाभ के संदर्भ में कंपनी को अधिकतम लाभ प्राप्त हो।
सतर्कता विभाग के प्रमुख कार्यों में असफल निविदादाताओं/ठेकेदारों, विक्रेताओं, व्यक्तिगत नागरिकों, पत्तन, नौवहन एवं जलमार्ग मंत्रालय, केंद्रीय सतर्कता आयोग (CVC) तथा निजी व्यक्तियों द्वारा कर्मचारियों के विरुद्ध प्राप्त शिकायतों का निपटान एवं जांच शामिल है।
जांच के अतिरिक्त, सतर्कता विभाग कार्य अनुबंधों एवं प्रमुख खरीद प्रक्रियाओं की पूर्व-सक्रिय समीक्षा करता है, ताकि प्रणालियों एवं प्रक्रियाओं में सुधार हेतु सुझाव प्रदान किए जा सकें।
केपीएल का सतर्कता विभाग अधिकारियों एवं कर्मचारियों को यह संदेश देता है कि वे “नियमों, दिशानिर्देशों एवं प्रक्रियाओं का उल्लंघन न करें, अपने नियमित कार्यों में पारदर्शिता बनाए रखें तथा कंपनी के दृष्टिकोण, मिशन एवं उद्देश्यों की प्राप्ति हेतु निरंतर नवाचार करें।”
मुख्य सतर्कता अधिकारी, की गई जांचों के आधार पर तथा सक्रिय दृष्टिकोण अपनाते हुए, कंपनी के कार्यकलापों में गुणात्मक सुधार लाने हेतु प्रणालियों एवं प्रक्रियाओं में आवश्यक परिवर्तनों के संबंध में प्रबंधन को परामर्श प्रदान करते हैं।
मुख्य सतर्कता अधिकारी मंत्रालय, केंद्रीय सतर्कता आयोग (CVC), केंद्रीय अन्वेषण ब्यूरो (CBI) एवं अन्य सार्वजनिक क्षेत्र उपक्रमों के साथ सतर्कता मामलों में समन्वयक की भूमिका भी निभाते हैं, साथ ही कंपनी में सुझाई एवं कार्यान्वित गुणात्मक पहलों के आदान-प्रदान का कार्य करते हैं।
सतर्कता अधिकारी, मुख्य सतर्कता अधिकारी के प्रत्यक्ष नियंत्रण एवं समग्र मार्गदर्शन में कार्य करते हैं तथा विभागाध्यक्षों एवं अधिकारियों को CVC एवं CTE संगठन के निर्देशों, दिशानिर्देशों एवं परिपत्रों की व्याख्या में सहायता प्रदान करते हैं।
सतर्कता विभाग, CTE संगठन के साथ समन्वय स्थापित करते हुए कार्य एवं खरीद अनुबंधों की गहन जांच के दौरान की गई टिप्पणियों एवं प्रेक्षणों के उत्तर देने का कार्य करता है तथा केपीएल द्वारा प्रत्यक्ष अथवा परामर्शदाताओं के माध्यम से प्रदान किए गए अनुबंधों से संबंधित प्रश्नों का संतुलित एवं प्रभावी समाधान सुनिश्चित करता है।
हितधारकों की सुविधा हेतु, शिकायत दर्ज करने के लिए एक ऑनलाइन शिकायत प्रपत्र उपलब्ध कराया गया है। शिकायतें ई-मेल अथवा डाक द्वारा भेजी जा सकती हैं।
डाक द्वारा भेजी गई शिकायतें एक बंद लिफाफे में “गोपनीय – केवल प्राप्तकर्ता द्वारा खोला जाए” अंकित करते हुए प्रेषित की जानी चाहिए।